Jäsenet

Jäsentasot

Pääkäyttäjä voi määritellä seuran käyttöön jäsentasoja, joiden perusteella jäsenten hallinta on myClubissa helpompaa. Jäsentasoja voivat olla esimerkiksi: Pelaaja, Maalivahti, Valmentaja, Joukkueenjohtaja, Rahastonhoitaja, Kurssilainen, Hallituksen jäsen, Yhteistyökumppani, Tauolla, Vierailija jne.

Esimerkiksi toimihenkilön lähettäessä laskun seuran kaikille pelaajille, voi hän suodattaa jäsenlistalta kaikki jäsenet, joiden jäsentaso on Pelaaja.

Tai mikäli tarve on lähettää viesti kaikille valmentajille ja joukkueenjohtajille, voi jäsentasoksi rajata Valmentaja ja Joukkueenjohtaja.

Tai mikäli tarve on kutsua tapahtumaan vain tietyn jäsentason omaavat jäsenet, esimerkiksi maalivahtijäät Maalivahdeille tai hallituksen kokous Hallituksen jäsenille.

Jäsentasojen avulla saadaan myös selkeä kokonaiskuva jäsenistöstä esimerkiksi tapahtumaraportointia varten.

Jäsentasot lisätään aina johonkin jäsentasolistaan. Pääkäyttäjä määrittelee ryhmien asetuksissa, mikä lista on käytössä missäkin ryhmässä. Esimerkiksi yleisseurassa voi olla oma jäsentasolistansa yleisurheilujaostolle ja oma lista jalkapallojaostolle. Yhden lajin erikoisseurassa yksi jäsentasolista riittää usein hyvin.

Uusi jäsentasolista

  1. Klikkaa Uusi lista.

  2. Määrittele listalle nimi.

  3. Lisää listaan kuuluvat jäsentasot ja määrittele:

    • Väri
      Väri erottaa hahmottamaan eri jäsentasot helpommin.

    • Nimi
      Kuvaava nimi kyseiselle jäsentasolle.

    • Kuvaus
      Määrittele halutessasi kuvaus jäsentasolle, esimerkiksi kenelle jäsentaso on tarkoitettu.

    • Jäsenen valittavissa
      Mikäli valintaruutu on valittuna, voivat jäsenet valita kyseisen jäsentason liittyessään ryhmiin. Mikäli jäsentaso toimii seurassa laskutuksen ohjaustietona, kannattaa jäsentaso lukita väärinkäytösten ehkäisyksi.

Jäsentasolistan muokkaus

Jäsentasolistoja voit muokata klikkaamalla kyseisen listan kohdalla Muokkaa. Voit lisätä ja poistaa jäsentasoja sekä muokata väriä, nimeä, kuvausta ja jäsenen mahdollisuutta valita ko. jäsentasoa.

Voit myös järjestellä listan jäsentasot sopivampaan järjestykseen klikkaamalla Järjestele jäsentasot.

Turhat jäsentasolistat voit myös poistaa.

Video-ohje

Jäsenkentät

Jäsenkenttiin jäsen/toimihenkilö täydentää jäsentiedot, jotka näkyvät jäsenkortissa.

Jäsenkentät ovat käytettävissä kaikissa ryhmissä, joten ryhmäkohtaisia jäsenkenttiä ei ole mahdollista asettaa.

Jäsenkenttiä määritellessä pääkäyttäjän tulee huomioida tietosuojalain noudattaminen. (Voit tutustua tietosuojalakiin tarkemmin täältä)

Käyttötilat

Määrittele, miten ja kenen täytettävissä kukin jäsenkenttä on. Voit muokata käyttötilaa suoraan taulussa klikkaamalla muokattavan jäsenkentän rivillä haluamaasi käyttötilasaraketta.

  • Pakollinen
    Jäsenen on syötettävä kenttään arvo. Järjestelmää ei voi käyttää ennen kuin kenttä on täytetty.

  • Lomakkeella
    Kenttä on täytettävissä rekisteröintilomakkeella, ja jäsen voi halutessaan muokata kentän arvoa itse.

  • Muokattavissa
    Jäsen voi halutessaan muokata kentän arvoa itse, mutta se ei näy rekisteröintilomakkeella.

  • Nähtävissä
    Jäsen näkee kentän arvon, mutta ei voi muokata sitä itse.

  • Käytössä
    Vain seuran toimihenkilöt voivat muokata kentän arvoa. Jäsen ei näe kentän arvoa.

  • Pois käytöstä
    Kenttä on pois käytöstä.

Peruskentät

Peruskentät ovat seuran valittavissa käyttöön. Etunimi, Sukunimi ja Sähköposti ovat aina pakollisia, sillä ilman niitä jäsen ei voi kirjautua myClubiin.

  • Etunimi
    Henkilön etunimi. Kenttä on aina pakollinen.

  • Sukunimi
    Henkilön sukunimi. Kenttä on aina pakollinen.

  • Sähköposti
    Henkilön sähköpostiosoite. Kenttä on aina pakollinen.

  • Syntymäaika
    Päivämääräkenttä. Kenttää ei voi poistaa käytöstä, sillä arvoa hyödynnetään jäsenraporteissa. (Suositus: Pakollinen)

  • Sukupuoli
    Mies / Nainen valinta. Kenttää ei voi poistaa käytöstä, sillä arvoa hyödynnetään jäsenraporteissa. (Suositus: Pakollinen)

  • Matkapuhelin
    Kenttään hyväksytään vain matkapuhelinnumerosyöte. Hyödynnetään viestinnässä. (Suositus: Lomakkeella)

  • Postiosoite
    Postiosoite tulostuu .pdf laskulle. (Suositus: Lomakkeella)

  • Postinumero
    Postinumero tulostuu .pdf laskulle. Jäsenhakuja voidaan suorittaa postinumeron mukaisest. (Suositus: Lomakkeella)

  • Postitoimipaikka
    Postitoimipaikka tulostuu .pdf laskulle. Jäsenhakuja voidaan suorittaa postitoimipaikan mukaisesti. (Suositus: Lomakkeella)

  • Maa
    Maa tulostuu .pdf laskulle. (Suositus: Pois Käytöstä)

  • Paino
    Jäsenhakuja voidaan suorittaa painon mukaisesti (kg) esim. kamppailu-urheilussa.

  • Pituus
    Jäsenhakuja voidaan suorittaa pituuden mukaisesti (cm): esim. rannekkeiden osto seuran päättäjäisiin huvipuistossa.

  • Tasoitus (hcp)
    Jäsenhakuja voidaan suorittaa Golf-tasoituksen mukaisesti.

  • #No.
    Jäsenhakuja voidaan suorittaa pelinumeron mukaisesti.

  • Vaatekoko
    Tekstikenttä.

  • Henkilötunnus
    Jäsenhakuja voidaan suorittaa henkilötunnusperustaisesti.

  • Lisenssi-ID
    Esim. Sportti-ID, Pallo-ID. Jäsenhakuja voidaan suorittaa Lisenssi-ID:n perusteella.

  • Aloittanut seurssa
    Päivämääräkenttä.

  • Lopettanut seurassa
    Päivämääräkenttä

  • Valokuvaus-/Videointilupa
    Kyllä/Ei -kenttä. Jäsenhakuja voidaan suorittaa tämän kentän arvojen mukaisesti.

  • Muistiinpanot
    Tekstikenttä. Jäsenhakuja ei voida suorittaa tämän kentän arvoille

  • Lisätietoja järjestölleni
    Teksikenttä.

  • Kuva
    Henkilön kuva, joka näytetään ilmoittautumisissa, keskusteluissa ja jäsenkortilla. Kenttää ei voi asettaa käyttötiloihin Pakollinen tai Lomakkeella. (Suositus: Muokattavissa)

Huoltajat

Voit määritellä, minkä ikäisiltä jäseniltä vähintään yksi huoltaja merkityksi jäsentietoihin. Voit myös määritellä, että huoltajatietoa ei vaadita ollenkaan.

Lisäkentät

Seura voi määritellä oman tarpeensa mukaan myös lisäkenttiä. Uuden lisäkentän voi luoda klikkaamalla Uusi lisäkenttä.

Lisäkenttien muokkaus onnistuu klikkaamalla kyseistä lisäkenttää listalta. Tyyppiä ei luomisen jälkeen voi enää muuttaa.

Lisäkenttien poistaminen onnistuu klikkaamalla roskakori-kuvaketta kyseisen kentän kohdalla, mikäli yksikään jäsen ei ole täyttänyt kenttää. Jos yhdelläkin jäsenellä on lisäkentälle määritetty arvo, et voi poistaa lisäkenttää. Tässä tapauksessa tyhjennä jäsenkorteista lisäkentän arvo tai aseta käyttötilaksi Ei käytössä.

Lisäkenttien tyypit ovat:

  • Lyhyt teksti
    Käyttöesimerkkejä: Perheen jäsenet seurassa tai Tanssiparin nimi.

  • Pitkä teksti
    Käyttöesimerkkejä: Vyökoehistoria, Suoritetut kurssit ja koulutukset, Tunnustuspalkinnot ja ansiomerkit

  • Numero
    Käyttöesimerkkejä:  Pelipassin numero, Bonus-pisteet.

  • Desimaalinumero
    Desimaaliluku valittavissa 1-2 desimaalin tarkkuus.

  • Kyllä/Ei
    Käyttöesimerkkejä: Jäsenlehtitilaus, Sisaralennus

  • Päivämäärä
    Käyttöesimerkkejä:  Maksusopimus päättyy, Toimitsijakortin viimeinen voimassaolopvm, Koiran syntymäaika

  • Valintalista
    Valittavissa yksi vaihtoehto. Käyttöesimerkkejä: Alennusryhmä, Kätisyys, Pelipaikka, Paidan koko, Koiran rotu.

    Valintajoukon arvoja ei tule muuttaa jälkeenpäin. Jos jäsenillä on arvoja käytössä, jotka poistuvat ja muutuvat, niin arvot eivät enää täsmää listan arvojen eikä jäsenhakujen kanssa. Uusien listavalintojen lisäämien ei kuitenkaan aiheuta ongelmia.

  • Monivalinta
    Valittavissa useampi vaihtoehto: Käyttöesimerkkejä: Toimitsija- ja tuomarikoulutukseni, Valmentajan koulutustaso.

    Valintajoukon arvoja ei tule muuttaa jälkeenpäin. Jos jäsenillä on arvoja käytössä, jotka poistuvat ja muutuvat, niin arvot eivät enää täsmää listan arvojen eikä jäsenhakujen kanssa. Uusien listavalintojen lisäämien ei kuitenkaan aiheuta ongelmia.

Henkilötunnuksen käsittely

Henkilötunnusta saa käsitellä rekisteröidyn suostumuksella tai, jos käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää:

  1. laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi;

  2. rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi; tai

  3. historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten.

Henkilötunnusta saa käsitellä luotonannossa tai saatavan perimisessä, vakuutus-, luottolaitos-, maksupalvelu-, vuokraus- ja lainaustoiminnassa, luottotietotoiminnassa, terveydenhuollossa, sosiaalihuollossa ja muun sosiaaliturvan toteuttamisessa tai virka-, työ- ja muita palvelussuhteita ja niihin liittyviä etuja koskevissa asioissa.

Sen lisäksi, mitä henkilötunnuksen käsittelystä 1 ja 2 momentissa säädetään, henkilötunnuksen saa luovuttaa osoitetietojen päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi suoritettavaa tietojenkäsittelyä varten, jos henkilötunnus jo on luovutuksensaajan käytettävissä.

Henkilötunnusta ei tule merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Huomaa

Henkilötunnusta ei myClubissa tulosteta laskuihin eikä käytetä laskujen viitenumeroissa. Henkilötunnus-kenttää tarvitaan urheiluseuroissa kun toimihenkilöt hankkivat jäsenien puolesta urheiluliiton vaatiman lajilisenssin tai vakuutuksen. Tällöin kyseessä on kohdan 2. mukainen toiminta. Henkilötunnuskenttää ei voi määritellä pakolliseksi. Kuitenkin jos seuralla on henkilötietolain mukainen peruste hyödyntää henkilötunnuskenttää ja perusteltu tarve määrittää kenttä pakolliseksi, ota yhteyttä support@myclub.fi

Video-ohje

Jäsenlataukset

Seuran pääkäyttäjä voi tallettaa vanhan jäsenrekisterin tiedot Excel-tiedostoon, ja myClubin tekninen tuki siirtää jäsenet myClub-jäsenpalvelun käyttöön.

Ennen rekisterin siirtoa on hyvä varmistaa, että kaikki Excel-tiedostoon merkityt jäsenkentät ja ryhmät löytyvät myös seuran myClubista.

Jokaisen tiedon tulee olla omassa yksilöivästi nimetyssä sarakkeessaan. Esimerkiksi usean ryhmäjäsenyyden voi ilmaista luomalla sarakkeet "Ryhmä 1", "Ryhmä 2" jne.

Tarkista palvelun ajantasainen hinta hinnastosta.

Lataa esimerkkitiedostopohja: esimerkki-jasenlistaus.xlsx