Tietosuoja

Tietosuojaseloste

Yhteystiedot rekisteriasioissa

Lisää seuran rekisteriasioista vastaavan henkilön yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero). Mikäli jäsenillä on kysyttävää seuran jäsenrekisteriasioihin liittyen, löytävät he näin oikean henkilön yhteystiedot helposti seuran tietosuojaselostesivulta.

Tietosuojaseloste

Lisää myös seuran tietosuojaseloste, joka on luettavissa seuran tietosuojasivulla. Muotoile seloste erilliseen tiedostoon ja tallenna myClubiin. Katso lisätietoa ja kopioi valmis tietosuojaselostemalli tästä.

Urheiluseuran (=rekisterinpitäjän) on laadittava ja ylläpidettävä tietosuojaselostetta sen vastuulla olevista henkilötietojen käsittelytoimista, jotta voidaan osoittaa, että ne ovat tietosuoja-asetuksen mukaisia.

Elinkaaren hallinta

Arkistoitujen jäsenten automaattinen poisto

Voit valita säilytysajan, jonka jälkeen arkistossa olevat jäsenet poistetaan automaattisesti.

Automaattisen poiston avulla jäsentietoja ei säilytetä seuran rekisterissä pidempään kuin on tarve, ja poisto arkistosta tapahtuu automaattisesti. Näin seurojen on helppo noudattaa tietosuojalakia henkilötietojen säilytyksen rajoittamisesta myClubin sisäänrakennetun tietosuojan avulla. Lue lisää tietosuojaperiaatteista.

Jäsenen lopettaessa harrastuksen poistuu seuralta oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja ja henkilötiedot tulee poistaa tietosuojaselosteessa määritellyn ajan puitteessa. Katso ohje tietosuojaselosteen laatimisesta.

Poiston yhteydessä poistuvat kaikki jäsentiedot, mutta laskut sekä tapahtumakohtaiset tilastot säilyvät normaalisti. Aseta automaattinen poisto päälle seuraavasti:

1. Mene sivulle Asetukset > Tietosuoja

2. Siirry Elinkaaren hallinta -välilehdelle.

3. Kohdassa Arkistoitujen jäsenten automaattinen poisto klikkaa Muokkaa

4. Valitse Käytössä.

5. Aseta säilytysaika kuukausissa, jonka jälkeen jäsenet poistetaan automaattisesti.

6. Lopuksi Tallenna.

Esimerkiksi säilytysajan ollessa 6 kuukautta poistetaan jäsenet arkistosta 6 kuukauden jälkeen siitä päivämäärästä, jolloin heidät on poistettu ryhmistä (=siirretty arkistoon).

Jäseniä muistutetaan tarkistamaan tietonsa

Voit asettaa aikavälin, jonka puitteessa jäsenten tulee aina tarkistaa omat jäsentietonsa kirjautuessaan myClubiin. Tällä seura voi ohjata jäseniä tarkistamaan tietojensa oikeellisuuden säännöllisin väliajoin ja näin tehostaa jäsentietojen ajanmukaisuutta.

1. Mene sivulle Asetukset > Tietosuoja

2. Siirry Elinkaaren hallinta -välilehdelle.

3. Kohdassa Jäseniä muistutetaan tarkistamaan tietonsa klikkaa Muokkaa

4. Aseta jäsentietojen tarkistusväli kuukausissa.

5. Lopuksi Tallenna.

Kun asetus on päällä, saavat jäsenet määritellyn aikavälin kuluessa aina kehotuksen päivittää jäsentietonsa.

Jäsenkenttien näkyvyys

Voit määritellä jäsenkentät, jotka jäsenet voivat valita näkyviksi Seuralle (sisäisesti seuran myClubissa) tai Julkisesti (internetissä, esim. kotisivuilla). Määriteltyäsi jäsenkentät voit valita suositukset jäsenille kenttien täyttämiseen. Asettamalla suositukset helpotat jäsenten työtä asetusten tekemisessä, ja seuran tiedot pysyvät yhtenäisinä.

Huomaa

Molemmissa tapauksissa (Seuralle ja Julkisesti) on kyse tietojen näyttämisestä julkisesti (joko myClubissa tai internetissä), jolloin jäsenellä tulee olla mahdollisuus itse antaa tai poistaa lupa tietojensa näyttämiseen. Kyse on tietosuoja-asetuksen edellyttämästä lupamenettelystä henkilötietojen näyttämiseen, mikä on sisäänrakennettu myClubiin. Tutustu tietosuoja-asetukseen (artikla 25, kohta 2). Kontrolli jäsentietojen näyttämisestä on tietosuojalain mukaisesti siis jäsenellä. Lisätietoa jäsenten tietosuoja-asetuksista.

Suositusten avulla jäsenillä on kuitenkin helppo työ hyväksyä seuran suositukset yhdellä klikkauksella kirjautuessaan myClubiin. Edelleen jäsen voi aina muokata tietosuoja-asetuksiaan haluamallaan tavalla suosituksista huolimatta.

Vaihtoehdot suosituksille ovat

• Seuralle Mikäli jäsenkenttä on asetettuna tilaan Seuralle, näkevät samaan ryhmään kuuluvat jäsenet kyseisen kentän tiedon myClubissa. Seuralle näkyvät tiedot ovat näkyvillä:

  • Yhteystiedot -sivulla mobiilisovelluksessa ja selaimessa

  • tapahtumien yhteydessä osallistujalistalla

  • tapahtumien yhteydessä kommenteissa

  • tiedotteiden yhteydessä kommenteissa.

  Esimerkiksi puhelinnumeron ollessa asetettuna Seuralle-tilaan näkevät ryhmän jäsenet numeron Yhteystiedot-sivulla.

• Julkisesti Tiedot näkyvät julkisesti internetissä esimerkiksi seuran kotisivuilla, mikäli seura on lisännyt jäsen-/pelaajakortit verkkosivuilla myClub-integraatiolla joko julkaisuna tai Kotisivupaketilla. Esimerkiksi etunimen ja pelinumeron ollessa tilassa Julkisesti näkyy kyseinen tieto seuran kotisivuilla.

• Ei sallittu jäsenkentän arvoa ei näytetä missään julkisesti.

Huomaa

Arkaluontoista tietoa (seuran oma lisäkenttä, joka on merkitty arkaluontoiseksi) ei voi asettaa näkyväksi Seuralle/Julkisesti.

Suositusten määrittely

Lisää Seuralle tai Julkisesti näkyvillä olevat jäsenkentät seuraavasti:

1. Mene Asetukset > Tietosuoja -sivulle.

2. Siirry Jäsenkenttien näkyvyys -välilehdelle.

3. Klikkaa Valitse jäsenkentät.

4. Valitse haluamasi jäsenkentät oikeanpuoleisesta listasta ja siirrä ne vasemman puoleiselle listalle nuolta klikkaamalla.

5. Tallenna valintasi.

6. Valitse sitten taulusta suositusvalinnat jäsenten tietosuoja-asetuksiksi. Jäsenet voivat hyväksyä valinnat omissa tietosuoja-asetuksissaan tai tehdä niihin muokkauksia.

   Klikkaa taulussa kunkin jäsenkentän kohdalla joko Seuralle tai Julkisesti tai Ei sallittu.

Klikkaamalla Palauta oletukset voit asettaa järjestelmän oletusasetukset suosituksiin.

Kun seura päivittää suosituksia, tulee jäsenille mahdollisuus esitäyttää ja hyväksyä ne seuraavan myClub-käynnin yhteydessä. Mikäli suosituksia ei ole asetettu, muokkaa jäsen tietosuoja-asetuksensa erikseen jokaisen jäsenkentän osalta.

Huomaa

Toimihenkilön käyttöoikeuksilla voit tarkastella jäsenten tietoja selainversion hallintapuolella tai toimihenkilöille tarkoitetussa myClub Coach -mobiilisovelluksessa. Selainversion Yhteystiedot-sivulla ja harrastajan mobiilisovelluksessa toimihenkilöt näkevät jäsentiedot tavallisen jäsenen silmin, eli vain ne tiedot, jotka jäsenet ovat itse sallineet.

Toimihenkilöoikeudet

Pääkäyttäjä voi määritellä/rajoittaa roolin (tilinhoitaja, valmentaja, apuvalmentaja) perusteella, mitä jäsenten tietoja seuran toimihenkilöt voivat jäsenistä muokata/nähdä. Pääkäyttäjät näkevät aina kaikki seuran ja jäsenten tiedot.

Pääkäyttäjä voi esimerkiksi määritellä, että valmentajat eivät näe jäsenten osoitetietoja tai eivät voi muokata seuran itse määrittelemiä lisäkenttiä (esim. merkintä perhealennuksesta).

Toimihenkilöoikeuksia voi määritellä ja rajoittaa seuraavasti:

1. Mene Asetukset > Tietosuoja -sivulle.

2. Siirry Toimihenkilöoikeudet -välilehdelle. Sivulla olevassa taulukossa on esillä kaikki perusjäsenkentät, huoltajakentät sekä seuran omat lisäkentät.

3. Valitse kunkin kentän kohdalla, mikä oikeus eri roolien toimihenkilöillä (tilinhoitaja, valmentaja, apuvalmentaja) on kyseiseen kenttään. Voit valita, että toimihenkilö

   • voi muokata kentän arvoa

   • voi nähdä kentän arvon

   • ei näe kentän arvoa.

Valinta tulee heti voimaan, kun klikkaat muutokset taulukkoon.

Mikäli tietyn roolin toimihenkilöltä rajataan oikeus nähdä tietyn jäsenkentän tieto, ei toimihenkilö näe kenttää ollenkaan tai toimihenkilö näkee kyseisen kentän kohdalla ***-arvon.