Suodattimien käyttö jäsenhallinnassa

Suodatin on tehokas apu, kun haluaa suodattaa näkyviin tiettyjä ehtoja toteuttavia jäseniä esimerkiksi laskutusta, viestintää tai jäsenrekisterin ylläpitoa varten. Eri suodattimia yhdistelemällä voi rakentaa sopivan kokonaisuuden, jolla saa juuri oikeat jäsenet valittua kuhunkin toimintatarpeeseen. Järjestelmän käyttö nopeutuu ja helpottuu huomattavasti, kun toimihenkilöllä on hallussa suodattimien käytön perustoiminnot ja soveltaminen. Suosikkisuodattamia käyttämällä säästää aikaa usein suoritettavissa toiminnoissa.

Perustoiminnot

Hae-toimintoa hyödyntämällä voi etsiä jäsentä tai jäsenen huoltajaa etunimen, sukunimen, sähköpostin tai jäsennumeron perusteella syöttämällä tieto hakukenttään ja painamalla rivinvaihto-näppäintä. Suodatuksen saa pois pyyhkimällä hakukenttään syötetyn tiedon pois ja painamalla rivinvaihto-näppäintä. Tutustu tarkemmin ohjeeseen yhden jäsenen etsimisestä.

Suodattimen lisäys:

  1. Klikkaa Lisää suodatin ja valitse haluttu suodatin sekä mahdolliset lisätiedot.

  2. Valitse halutessasi lisää suodattimia ja/tai Tallenna.

Suodattimen muokkaus:

  1. Klikkaa aktiivisena olevan suodattimen nimeä, jolloin suodattimen muokkaustila aukeaa.

  2. Tee halutut muutokset ja Tallenna.

Suodattimen poisto onnistuu klikkaamalla aktiivisen suodattimen reunassa olevaa x-merkkiä. Mikäli haluat poistaa omat suodattimet kerralla ja palauttaa oletussuodatuksen, klikkaa jäsenlistan yläpuolelta oikeasta reunasta Oletukset tai suodatinvalikosta Palauta oletukset.

Soveltaminen

Kokeilemalla ja käyttämällä useita eri suodattimia yhdessä löytyy helppoon jäsenhallintaan sopivimmat suodattimet. Alla muutamia esimerkkejä suodattimien soveltamisesta.

  • Ei kirjautunut
    Näyttää kaikki jäsenet, jotka eivät ole kirjautuneet sisään palveluun. Sovellusesimerkki: näytä jäsentilit, joissa ei ole vielä yhtään käyttäjää. Tarkista, että jäsentilillä on oikeat sähköpostiosoitteet ja lähetä aktivointilinkki, jotta käyttäjät voivat kirjautua jäsentilille.

  • Jäsentaso
    Näyttää jäsenet, joilla on asetettuna tietty jäsentaso. Sovellusesimerkki: lähetä kuluvan kuukauden toimintamaksu vain joukkueen pelaajille ja maalivahdeille.

  • Kenttä on tyhjä - syntymäaika
    Näyttää kaikki jäsenet, joilla ei ole syntymäaikaa määritettynä. Sovellusesimerkki: lähetä valituille jäsenille sähköposti ja pyydä tarkistamaan jäsentiedot.

  • Läsnäolo
    Näyttää kaikki jäsenet, jotka on merkitty olleen paikalla seuran tapahtumissa valittuna ajankohtana. Sovellusesimerkki: lähetä seuran aktiivisille jäsenille viesti tulevasta leiristä.

  • Ilmoittautuminen
    Näyttää jäsenet, jotka ovat ilmoittautuneet valittuun tapahtumaan. Sovellusesimerkki: lähetä viestejä ja tiedotteita leiriläisille.

  • Lasku - Ei ole laskua
    Näyttää jäsenet, jotka eivät ole saaneet valittua laskua valitulla aikavälillä. Sovellusesimerkki: lähetä jäsenlasku jäsenille, jotka eivät ole saaneet kuluvan vuoden jäsenlaskua.

Suosikkisuodattimet

Suosikkisuodattimien avulla voi tallentaa omia suodatusyhdistelmiä suosikeiksi, joita voi hyödyntää myöhemmin helposti uudelleen. Näin toimihenkilön ei tarvitse muistella joka kerta uudelleen, miten rakentaa sopiva suodatuskokonaisuus käyttötarpeeseen.

  1. Tee haluttuun taulukkonäkymään haluamasi suodatusyhdistelmä.

  2. Klikkaa Tallenna suosikiksi

  3. Anna suosikkisuodattimellesi sopiva nimi ja Tallenna

Tallennetun suosikkisuodatuksen saa näkyviin vain kahdella klikkauksella. Kun haluat aktivoida oman tallentamasi suosikkisuodattimen, klikkaa Lisää suodatin ja valitse tallentamasi suosikkisuodatin listalta.

Mikäli haluat poistaa suosikkisuodattimen, klikkaa Lisää suodatin ja vie hiiri poistettavan suodattimen päälle. Klikkaa suodattimen nimen perään ilmestyvää roskakori-ikonia.

Jaa suosikkisuodatin kaverille!

Voit jakaa hyvän suodatinkokonaisuuden kollegallesi kopioimalla selaimen osoitelinkin suodattimen ollessa aktiivinen ja lähettämälle sen kollegallesi. Kollegasi voi sitten klikattuaan linkin aktiiviseksi tallentaa suodatuksen omaksi suosikkisuodattimekseen.

Hyödynnä kelluvia aikavälejä!

Mikäli käytät aikavälejä säännöllisesti suosikkisuodattimessasi, kannattaa valita aikaväli kelluvaksi, esimerkiksi: Viime kuu, Tämä kuu, Kuluva puolivuosi tai Tämä vuosi. Näin suosikkisuodattimesi on helppokäyttöisempi verrattuna siihen, että joutuisit joka kerta valitsemaan päivämäärävälin erikseen.

Yhden jäsenen etsiminen

Toimihenkilöiden tulee joskus etsiä ja käsitellä yksittäistä jäsenkorttia. Yksittäisen jäsenen voi etsiä järjestelmästä Jäsenet > Hallinta-sivulta hyödyntämällä Hae-toimintoa. Kirjoita hakukenttään jokin seuraavista tiedoista:

  • Jäsennumero

  • Etunimi

  • Sukunimi

  • Sähköpostiosoite

  • Huoltajan etunimi

  • Huoltajan sukunimi

  • Huoltajan sähköpostiosoite

  • Yritys / Yhteisön nimi

Jos jäsentä ei löydy, pyydä seuran pääkäyttäjää etsimään jäsentä seuran juuriryhmästä. Jos jäsentä ei löydy juuriryhmästä, voi olla, että jäseneltä on poistettu kaikkien ryhmien jäsenyys. Tällöin jäsen löytyy arkistosta kohdassa Jäsenet > Arkisto.