Jäsenen lisääminen järjestelmään

Jäsenten lisäys myClubiin onnistuu kätevästi muutamalla eri tavalla. Kun jäsenet lisätään/liittyvät järjestelmään, saavat he samalla halutun ryhmän jäsenyyden.

Tilanteesta riippuen jäsenet voivat joko itse lisätä itsensä seuran jäseneksi ja ottaa jäsentilin käyttöönsä (esimerkiksi ilmoittautuessaan kurssille), tai toimihenkilöt voivat lisätä jäsenet ja kutsua heidät seuraan (esimerkiksi joukkueenjohtaja lisää uudet pelaajat kauden alussa).

Huomaa

Jos jäsenellä on jo jäsentili seurassa, häntä ei tule lisätä uudestaan järjestelmään. Katso ohje jäsenen lisäämisestä ryhmään, kun hänellä on jo jäsentili seurassa.

Jäsenen lisääminen käsin

Seurasihteeri, jäsenvastaava tai joukkueenjohtaja voi lisätä jäsentiedot käsin, kun tarvitsee lisätä vain yksi tai muutama jäsen:

  1. Mene Jäsenet > Hallinta -sivulle ja aktivoi ryhmä, johon jäsenen haluat luoda.

  2. Klikkaa Uusi jäsen.

  3. Täytä jäsenkortista vähintään Etunimi, Sukunimi ja Sähköpostiosoite. Jäsen voi helposti täydentää loput tiedot itse kirjautuessaan palveluun.

  4. Valitse Lähetä aktivointilinkki, jos haluat kutsua jäsenen heti käyttämään jäsentiliään.

  5. Vahvista jäsenkortin luominen klikkaamalla Tallenna.

Aktivointilinkin voi myös lähettää myöhemmin yhdelle tai usealle jäsenelle.

Jäsenet ilmoittautuvat tapahtumaan ja täydentävät tietonsa itse

Toimihenkilö voi lisätä tapahtumailmoittautumisen valittuun ryhmään ja pyytää jäseniä ilmoittautumaan kyseiseen tapahtumaan. Ilmoittautuessaan jäsenet rekisteröivät tietonsa ja jäsen liitetään automaattisesti ryhmän jäseneksi, johon tapahtumailmoittautuminen kuuluu:

  1. Mene Tapahtumat-sivulle ja valitse ryhmä aktiiviseksi, johon haluat jäsenet lisätä.

  2. Klikkaa Uusi tapahtuma, määritä tapahtuma ilmoittautumisen tiedot ja Tallenna.

Esimerkkiasetukset tapahtumailmoittautumiselle

Kesto: 1.8.2020 00:00 - 30.4.2021 00:00

Nimi: Ilmoittautuminen kaudelle 2020-2021

Tapahtuman näkyvyys: Näkyy kaikille

Ilmoittautuminen: Avoin kaikille

Sallitut ilmoittautumisvaihtoehdot: Osallistun

Ilmoittautumisen alkamis- ja loppumisajankohta: - 30.8.2020

Jäsenet rekisteröityvät itse valitsemaansa ryhmään

Jäsenet voivat myös liittyä suoraan valitsemaansa ryhmään rekisteröidessään jäsentietojaan. Tämä tapahtuu seuran etusivulta Rekisteröidy uudeksi jäseneksi -linkistä.

Suoraan ryhmään liittyminen on mahdollista, mikäli pääkäyttäjä on mahdollistanut liittymisen ryhmien asetuksissa

Aktivointilinkin lähettäminen

Kun toimihenkilö lisää jäsenen järjestelmään, tulee hänelle lähettää jäsentilin Aktivointilinkki. Näin käyttäjä voi aktivoida henkilökohtaisen myClub-tunnuksen, liittää seuran jäsentilin tähän ja aloittaa jäsentilin hallinnoinnin.

Mikäli haluat lisätä käyttöoikeuden lapsen huoltajalle lapsen jäsentiliin ja lähettää aktivointilinkin lisäämällesi huoltajalle, tutustu tähän ohjeeseen.

Aktivointilinkin lähettäminen uusille jäsenille

  1. Mene Jäsenet-sivulle ja valitse haluamasi ryhmä aktiiviseksi.

  2. Suodata tai etsi jäsen/jäsenet, joille haluat aktivointilinkin lähettää.

  3. Valitse kaikki hakutuloksen henkilöt ja valitse toiminto Lähetä aktivointilinkki.

  4. Varmenna aktivointilinkin lähetys avautuvasta ikkunasta klikkaamalla Lähetä.

Huomaa

Aktivointilinkki lähetetään kaikkiin jäsentilillä esiintyviin sähköpostiosoitteisiin (sekä jäsenkortin että huoltajien sähköposteihin), joiden myClub-tunnuksia ei vielä ole liitetty jäsentilille.

Aktivointilinkkiä ei siis lähetetä uudelleen sähköpostiosoitteisiin, jotka on jo lisätty jäsentilin käyttäjiksi.

Huomaa

Jos jäsentilille on asetettu seuran pääkäyttäjän toimesta toimihenkilökäyttöoikeuksia, lähetetään aktivointilinkki vain jäsenkortin sähköpostikentän osoitteeseen.

Ongelmatilanteita

Toimihenkilön lisätessä jäseniä järjestelmään, voi tallennus epäonnistua esimerkiksi siksi, että lisättävä jäsen löytyy jo seuran järjestelmästä.

Tallennus epäonnistuu: "Henkilö on jo rekisteröity seuraan"

Mikäli uutta jäsentä luodessa tulee virheilmoitus "Henkilö etunimi sukunimi on jo rekisteröity seuraan", löytyy kyseiseltä jäseneltä jo jäsentili seurasta. Uutta samannimistä (dublikaattia) jäsentä ei voi luoda. Dublikaattijäsenet aiheuttavat epäselvyyksiä tilastoinnissa, viestinnässä, laskutuksessa, käyttöoikeuksien hallinnassa ja jäsentietojen poistamisessa järjestelmästä.

Virheilmoituksen ilmaantuessa tulee olemassa oleva samanniminen jäsen etsiä järjestelmästä ja siirtää haluttuun ryhmään.

Siirtäminen toiseen ryhmään

Kun haluat siirtää jäsenen toiseen ryhmään tai joukkueeseen, toimi seuraavasti:

  1. Mene Jäsenet > Hallinta-sivulle ja valitse juuriryhmä aktiiviseksi. (Jos sinulla ei ole riittäviä käyttöoikeuksia, pyydä seuran pääkäyttäjää tekemään siirto).

  2. Etsi tai suodata siirrettävä henkilö esiin. Jos et löydä jäsentä, voi olla, että tämä ei ole jäsenenä yhdessäkään ryhmässä. Tällöin jäsen löytyy Arkistosta.

  3. Valitse siirrettävä jäsen taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Siirrä ryhmään

  4. Valitse avautuvasta ikkunasta ryhmä, johon jäsen siirretään. Jos haluat, että jäsen säilyy myös nykyisissä ryhmissä, valitse Pidä jäsenet myös nykyisessä ryhmässä.

Huomaa

Jos seurassa on poikkeuksellisesti kaksi samannimistä henkilöä, voit lisätä Etunimi-kenttään etunimen lisäksi esimerkiksi toisen nimen. Näin saat tallennettua jäsentiedot, eivätkä jäsenien nimien kanssa tule sekaannuksia järjestelmässä.