Poikkeustapaukset laskuissa

Lasku on aiheeton

Olet tehnyt asiakkaalle laskun, mutta hän ilmoittaa että lasku on aiheeton ja olet samaa mieltä asiakkaan kanssa. Tällöin teet hyvityslaskun asiakkalle, jolloin lasku mitätöityy:

  1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja etsi lasku, jonka haluat hyvittää.

  2. Valitse lasku taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Luo hyvityslasku.

  3. Jos haluat lähettää hyvityslaskun vastaanottajalle, pidä Lähetä vastaanottajalle -valintaruutu aktivoituna ja Vahvista.

Asiakas tarvitsee lisää maksuaikaa

Toimihenkilö voi myöntää yhdelle tai useammalle laskulle lisää maksuaikaa eräpäivää siirtämällä, mikäli asiakkaat tarvitsevat lisää maksuaikaa. Laskujen eräpäivän siirto massana onnistuu seuraavasti:

  1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja aktivoi haluamasi ryhmä.

  2. Etsi laskut, joille haluat myöntää lisää maksuaikaa.

  3. Valitse laskut taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Lisää maksuaikaa.

  4. Avautuvasta ikkunasta valitse, kuinka monta päivää haluat antaa lisää maksuaikaa (max 180 päivää). Maksuaikaa voi lisätä vain julkaistuille laskuille, jotka eivät ole perinnässä.

  5. Lopuksi Vahvista.

Yksittäisen laskun eräpäivän siirto onnistuu myös avaamalla laskun kolmipistevalikosta muokkaustilaan ja päivittämällä eräpäivän käsin.

Asiakas ei maksa laskua

Lasku perintään

Mikäli seuralla on Saatavien hallinta -lisäpalvelu käytössä, niin laskujen maksumuistutukset ja perintätoimet hoidetaan automaattisesti seuran puolesta

Laskua ei saada perittyä - lasku luottotappioksi

  1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja etsi kyseessä oleva lasku.

  2. Valitse lasku taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Sulje/Poista.

  3. Klikkaa Vahvista ja lasku merkataan luottotappioksi.

Laskulle on maksettu liikaa

Kun jäsen on maksanut erehdyksessä liikaa laskulle, voi rahastonhoitaja toimia seuraavasti:

  1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja etsi kyseessä oleva lasku. Laskun tilana näkyy oranssina Maksettu liikaa.

  2. Avaa lasku muokkaustilaan klikkaamalla kolmipistevalikkoa ja siirry Maksusuoritukset-välilehdelle.

  3. Lisää negatiivinen maksusuoritus laskulle, niin että laskun summa täsmää maksusuoritusten kanssa. Voit lisätä kommentin selitteeksi.

  4. Lopuksi Tallenna. Muista myös palauttaa liikamaksu jäsenen tilille verkkopankissa.

Vinkki

Mikäli seuralla on Saatavien hallinta -lisäpalvelu käytössä, niin liikamaksut palautetaan automaattisesti Saatavien hallinta -palvelussa seuran puolesta.

Lasku on virheellinen ja asiakas on maksanut osan laskusta

Joskus toimihenkilö voi tehdä laskun virheellisellä summalla, ja asiakas maksaa laskun oikealla summalla. Tällöin lasku on siis maksettu oikein, mutta järjestelmässä se näkyy erääntyneenä.

Esimerkkitapaus: Olet tehnyt asiakkaalle täysimääräisen kausilaskun 100 €, mutta unohtanut antaa asiakkaalle kuuluvan 20€ perhealennuksen. Asiakas on maksanut laskulle oikean 80 € summan.

Tässä tilanteessa lasku korjataan tekemällä ensin hyvityslasku virheelliselle laskulle, minkä jälkeen luodaan uusi lasku asiakkaalle oikealla summalla ja merkitään lasku käsin maksetuksi.

Hyvityslaskujen teko on mahdollista kun seuralla on käytössä Kirjanpito-lisäpalvelu

Hyvityslaskun tekeminen

  1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja etsi lasku, jonka haluat hyvittää.

  2. Valitse lasku taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Luo hyvityslasku.

  3. Jos haluat lähettää hyvityslaskun vastaanottajalle, pidä Lähetä vastaanottajalle -valintaruutu aktivoituna ja Vahvista.

Uuden korjatun laskun tekeminen

  1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja aktivoi haluamasi ryhmä.

  2. Klikkaa Uusi lasku, lisää laskun tiedot oikeilla tiedoilla ja Tallenna.

  3. Valitse lasku taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Julkaise.

  4. Avautuvassa ikkunassa poista valinta Lähetä vastaanottajille, jolloin lasku julkaistaan ilman, että se lähtee turhaan jäsenen sähköpostiin.

  5. Avaa lasku muokkaustilaan klikkaamalla kolmipistevalikkoa laskun kohdalla ja siirry Maksusuoritukset-välilehdelle.

  6. Lisää maksettu oikea summa (esimerkkitapauksessa 80 €), maksupäivä ja selite ja Tallenna.

  7. Voit vielä halutessasi toimittaa maksetun laskun vastaanottajalle valitsemalla toiminto Toimita. Tällöin asiakas saa laskun sähköpostiinsa, jossa maksettava summa on 0,00 €.