Sähköpostit

Toimihenkilö voi lähettää myClubilla sähköpostiviestejä helposti joko koko seuralle, tietylle ryhmälle, tarvittaessa vain muutamalle jäsenelle tai pelkästään näiden huoltajille. Koska jäsenet itse ylläpitävät yhteystietojaan, on toimihenkilöllä saatavilla aina ajantasaisen yhteystiedot.

Jäsenet itse myös määrittävät, kenelle jäsentilin käyttäjistä seuran viestit menevät. Jäsentilille voidaan siis määritellä, että vain toinen vanhempi saa viestit sähköpostiinsa. Myös toimihenkilö voi säätää tarvittaessa viestiasetuksia.

Sähköpostiviestin voi lähettää helposti muutamalla eri tavalla riippuen käyttötilanteesta. Usein kätevintä on lähettää sähköposti valitsemalla jäsenet suoraan jäsenlistalta tai valitsemalla tietyn tapahtuman jäsenet. Toki viestin lähetys onnistuu myös viestintäosiosta.

Huomaa

Mikäli valitsemasi vastaanottajan nimi näkyy punaisella ja viedessäsi hiiren ko. jäsenen nimen päälle tulee ilmoitus Viestiä ei voida toimittaa, harrastajan jäsenkortissa ei ole yhtään sähköpostiosoitetta valittuna kohdassa Yhteisön viestit.

Jäsen on siis valinnut viestiasetuksissaan, ettei halua vastaanottaa viestejä seuralta. Mikäli epäilet, että jäsen on tehnyt valinnan virheellisesti, voit päivittää valinnan jäsenkortin kohdassa Viestiasetukset.

Vinkki

Mikäli sähköposti jostain syystä ei mene perille, tarkista Ongelmatilanteita sähköpostien vastaanottamisessa

Sähköpostin lähetys Jäsenet-sivulta

1. Mene Jäsenet-sivulle ja valitse haluamasi ryhmä ja suodata jäsenet esiin, joille haluat viestin lähettää.

2. Valitse jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Uusi sähköposti.

3. Muokkaa tarvittaessa vastaanottajalistaa lisäämällä tai poistamalla jäseniä.

4. Määrittele, saavatko muut toimihenkilöt nähdä viestin.

5. Lisää aihe, sisältö, mahdolliset liitteet ja muotoile viesti.

6. Klikkaa Lähetä heti, mikäli viesti voidaan toimittaa samantien. Klikkaa Tallenna luonnos, mikäli haluat tallentaa viestin muokkausta ja myöhempää lähetystä varten. Klikkaa Ajasta lähetys, mikäli haluat viestin lähtevän tiettynä ajankohtana. Mikäli ajankohdaksi valitaan menneisyys, toimitetaan viesti samantien. Jos valitaan Ajasta lähetys, viestiä voidaan muokata valittuun hetkeen asti Viestintä-sivun kautta.

Sähköpostin lähetys Tapahtumat-sivulta

1. Mene Tapahtumat-sivulle ja avaa haluamasi tapahtuma.

2. Valitse jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Uusi sähköposti.

3. Muokkaa tarvittaessa vastaanottajalistaa lisäämällä tai poistamalla jäseniä.

4. Määrittele, saavatko muut toimihenkilöt nähdä viestin.

5. Lisää aihe, sisältö, mahdolliset liitteet ja muotoile viesti.

6. Klikkaa Lähetä heti, mikäli viesti voidaan toimittaa samantien. Klikkaa Tallenna luonnos, mikäli haluat tallentaa viestin muokkausta ja myöhempää lähetystä varten. Klikkaa Ajasta lähetys, mikäli haluat viestin lähtevän tiettynä ajankohtana. Mikäli ajankohdaksi valitaan menneisyys, toimitetaan viesti samantien. Jos valitaan Ajasta lähetys, viestiä voidaan muokata valittuun hetkeen asti Viestintä-sivun kautta.

Sähköpostin lähetys Viestintä-sivulta

1. Mene Viestintä > Viestit -sivulle ja valitse haluamasi ryhmä aktiiviseksi.

2. Klikkaa Uusi sähköposti.

3. Klikkaa Lisää vastaanottajat ja valitse listalta tai suodata esiin jäsenet, joille haluat viestin lähettää.

4. Määrittele, saavatko muut toimihenkilöt nähdä viestin.

5. Lisää aihe, sisältö, mahdolliset liitteet ja muotoile viesti.

6. Klikkaa Lähetä heti, mikäli viesti voidaan toimittaa samantien. Klikkaa Tallenna luonnos, mikäli haluat tallentaa viestin muokkausta ja myöhempää lähetystä varten. Klikkaa Ajasta lähetys, mikäli haluat viestin lähtevän tiettynä ajankohtana. Mikäli ajankohdaksi valitaan menneisyys, toimitetaan viesti samantien. Jos valitaan Ajasta lähetys, viestiä voidaan muokata valittuun hetkeen asti Viestintä-sivun kautta.

Sähköpostiviestin toimituksen rajaus

Sähköpostiviestiä lähettävä toimihenkilö voi halutessaan rajata viestin toimituksen esimerkiksi pelkästään jäsenten huoltajiin. Rajausta voidaan käyttää esimerkiksi, jos tiedotettava asia koskee pelkästään huoltajia. Valinta tehdään viestin muokkausikkunassa. Valittavissa on kolme vaihtoehtoa:

• "Jäsenelle ja huoltajille". Tällä valinnalla viesti toimitetaan kaikkiin osoitteisiin, jotka jäsenet ovat määrittänyt vastaanottamaan seuran viestejä.

• "Vain jäsenelle". Tällä valinnalla viesti toimitetaan vain jäsenen tietoihin merkittyyn sähköpostiosoitteeseen ja jos tähän osoitteeseen on valittu vastaanottaa seuran viestejä. Mikäli viestejä ei tähän osoitteeseen haluta, näkyy nimi punaisella ja viedessä hiiri kyseisen nimen päälle tulee ilmoitus "viestiä ei voida toimittaa".

• "Vain Jäsenen huoltajille". Tällä valinnalla viesti toimitetaan vain jäsenen huoltajien sähköposteihin ja jos näihin osoitteisiin on valittu vastaanottaa seuran viestejä. Mikäli viestin vastaanottajaksi on valittuna sellaisia jäsentilejä, joihin yksikään huoltaja ei halua viestejä, näkyy nimi punaisella ja viedessä hiiri kyseisen nimen päälle tulee ilmoitus "viestiä ei voida toimittaa".

Sähköpostin allekirjoitus

Jokainen toimihenkilö voi luoda itselleen yksilöllisen allekirjoituksen. Tämä onnistuu menemällä omiin toimihenkilöasetuksiin oikean yläkulman avatar-valikon kautta.

• Valitse Käytä oletusta tai Käytä omaa.

• Jos valitaan Käytä omaa, muokkaa allekirjoitus halutunlaiseksi. Allekirjoitusta voi muokata myöhemmin samasta paikasta.

Yksittäisen jäsenen viestien filtteröinti

Jos toimihenkilö ei ole varma onko jokin haluttu viesti tavoittanut tietyn jäsenen, tämän tarkistaminen käy helposti. Yksittäiselle jäsentilille toimitettujen viestien filteröinti onnistuu kahdella tapaa.

1. Avaamalla jäsentilin jäsenkortin ja valitsemalla välilehti "viestit". Selaimeen avautuu uusi välilehti, jossa jäsenelle lähetetyt viestit on filtteröitynä.

2. Viestit voi filteröidä myös itse menemällä Viestintä-> Viestit -sivulle. "Lisää suodatin" -valikosta valitaan "valitse vastaanottaja. Listasta voidaan valita useampi jäsen, joiden viestejä halutaan tarkastella.