Skip to main content

Saatavien hallinta -lisäpalvelu

Urheiluseurojen todellinen tähtipuolustaja on Saatavien hallinta -lisäpalvelu: maksuseuranta ja -muistutukset sekä perintä samassa paketissa!

Esittely#

Kyseessä on todella moderni ja monipuolinen tähtipakki. myClubin Saatavien hallinta -lisäpalvelu integroituu täydellisesti Visma Financial Solutions Oy:n maksuvalvontapalveluun, jolloin seuran ei tarvitse huolehtia maksuseurannasta, ja Visma hoitaa tarvittaessa myös maksumuistutukset ja perintätoimet seuran puolesta.

Kaikki myClubissa tehdyt laskut ohjautuvat suoraan Visman järjestelmään ja kuittaantuvat maksetuiksi vastaanottajan maksettua laskun. Seurajohto voi siis ainakin maksuseurannan ja -valvonnan osalta nostaa jalat pöydälle, hymyillä uuden tähtipakin hankinnasta ja keskittyä muuhun tärkeään seuratyöhön. Tähtipakin vahvuudet tiivistettynä:

  • Päivittäinen maksuvalvonta

  • Rahankierto nopeutuu ja laskut tulevat maksetuksi

  • Laskujen kohdistaminen ja virheellisten tai viitteettömien suoritusten selvitykset reskontraan

  • Maksumuistutusten lähetys ilmainen toimeksiantajalle eli seuralle

  • Asiallinen ja ammattimainen perintäprosessi

  • Mahdollisuus asettaa lasku perintäkieltoon

  • Ammattimainen seurakuva

  • Aikaa säästyy

Lue, miten Saatavien hallinta helpottaa porilaisen BC Sisun toimintaa!

P.S. Ja tämä tähtipakki maksaa itsensä varmasti takaisin, sillä Saatavien hallinnalla seura säästää takuuvarmasti rahaa, puhumattakaan säästyneestä arvokkaasta työajasta. Lue alla oleva esimerkki ja laske oman seurasi rahalliset säästöt!

Säästät rahaa viitemaksukuluissa!

Pankki veloittaa jokaisesta pankkitilille tulevasta viitteettömästä maksusuorituksesta keskimäärin 0,50 € ja viitteellisestä 0,10 € . 

ESIMERKKI: Seurassa tehdään laskuja 1000 kpl kuukaudessa. Harrastajat maksavat laskut viitenumerolla. Pankki veloittaa tällöin seuraa  1000kpl x 0,10€ = 100 € kuukaudessa, joka on vuositasolla 1 200 €.  (Jos harrastajat maksavat ilman viitettä, voi pankkikulu olla jopa 1000kpl x 0,50€ =  500€ / kk ja vuositasolla 6 000 €!)  

Saatavien hallinta -lisäpalvelussa Visma Financial Solutions tilittää maksusuoritukset koontina kerran arkipäivässä yhtenä viitemaksuna. Näin ollen viitemaksuja muodostuu vain 20kpl kuukaudessa.

Pankin veloittama kulu on tällöin vain  20 kpl x 0,1€ = 2 €, joka on vuositasolla 24€! Ottaessasi Saatavien Hallinta -lisäpalvelun käyttöön, säästät jo pelkästään pankkikuluissa esimerkin mukaan  1 176 € ((1000 laskua x 12 kk x 0,10€) - (20kpl x 12kk x 0,10€)=1 176 €)

SÄÄSTÖ VUODESSA = Laskujen lukumäärä vuodessa x 0,10 € - 24€

Käyttöönotto#

Saatavien hallinnan käyttöönotto edellyttää erillistä sopimusta Visma Financial Solutions Oy:n kanssa. Voit tehdä tilauksen suoraan myClubista kohdasta Asetukset > Lisäpalvelut.

Huomaa

Saatavien hallinta lisäpalvelu on tilattavissa ja käytettävissä, kun Kirjanpito -lisäpalvelu on tilattu ja aktiivinen.

JÄSENTIEDOTE esimerkki

Olemme siirtäneet seuramme laskujen reskontran, saatavien eräpäivän jälkeisen seurannan ja sitä koskevat toimenpiteet Visma Financial Solutions Oy:lle.

Käytännössä tämä merkitsee seuraavaa: suoritus seuralle kulkee Visma Financial Solutions Oy:n asiakasvaraintilin kautta, tilinumero vaihtuu ja Visma Financial Solutions lähettää maksuhuomautukset.

Huom. Vanhat laskut ovat ennallaan, joten käytättehän aina laskulla olevaa tilinumeroa. Laskut löytyvät normaaliin tapaan myös myClub-tililtä. Maksamiseen liittyvissä asioissa pyydämme ottamaan yhteyttä laskutuspalvelun numeroon 02 4808 8020 tai sähköpostilla osoitteeseen fsf.asiakaspalvelu@visma.com.

Toimintaperiaate#

Lisäpalvelu edellyttää Kirjanpito-lisäpalvelun tiukennetussa tilassa. Tällöin laskutuksessa aktivoituvat seuraavat muutokset:

  • Julkaistuja laskuja ei voi enää muokata. Kirjanpito pysyy ryhdissä.

  • Sulje-toiminto merkkaa laskun suljetun sijasta luottotappioksi.

  • Jos lasku halutaan mitätöidä tai korjata, tulee luoda hyvityslasku. Hyvityslasku merkkaa alkuperäisen laskun maksetuksi ja luo vastaavansuuruisen miinusmerkkisen tositteen, jotta kirjanpito täsmää.

Saatavien hallinnan aktivointi tuo lisäksi seuraavat vaatimukset laskujen julkaisulle:

  • Osoitetiedot ovat jäseniltä vaadittuja kenttiä: laskua ei voi julkaista, ellei jäsenellä ole osoitetietoja täytettynä.

  • Laskun maksuehdon on oltava vähintään 14 päivää.

  • Jos laskun vastaanottaja on alle 18-vuotias, tulee jäsenellä olla vähintään yhden huoltajan tiedot täytettynä.

Jäsenen laskutusosoite

Oletusarvoisesti myClub käyttää alle 18-vuotiaan jäsenen tapauksessa laskun osoitteena jäsenelle merkittyä osoitetta ja ensimmäisen huoltajan nimeä. Kun seuralla on käytössä jäsentietokenttä "Erillinen laskutusosoite", voi jäsen tai toimihenkilö halutessaan syöttää erikseen laskulle tulostuvan laskutusosoitteen. Näin voidaan varmistaa, että lasku on osoitettu oikealle henkilölle.

Saatavien hallinnan ollessa käytössä laskuttaminen hoidetaan ylläolevia muutoksia lukuunottamatta aivan kuten ennenkin. Laskulle tulostuu kuitenkin maksuseurantaa hoitavan Visma Financial Solutionsin tilinumero, jolle jäsen maksaa laskunsa. Visma Financial Solutions puolestaan tilittää rahan seuran pankkitilille, joka on laskulle valittuna. myClub päivittää automaattisesti maksusuoritukset julkaistuille laskuille, samaan tapaan kuin pankkiyhteyspalvelussa.

Jos jäsen ei maksa laskuaan ajallaan, Visma Financial Solutions lähettää automaattisesti maksumuistutuksen 14 päivää eräpäivän jälkeen (voidaan myös sopia erikseen Visma Financial Solutions kanssa). Mikäli laskua ei makseta siitäkään huolimatta, Visma käynnistää perintätoimet. Seuran ei siis tarvitse itse tehdä toimenpiteitä, vaan ne hoidetaan automaattisesti. Lasku voidaan haluttaessa asettaa myClubissa perintäkieltoon, jolloin perintätoimia ei käynnistetä.

Mikäli jäsen suorittaa maksun väärällä tilinumerolla tai muulla maksutavalla kuten käteisellä tai virikesetelillä, voi seura kirjata maksun laskulle myClubissa vanhaan tapaan, jolloin myClub ilmoittaa ohimaksun Vismalle, eikä maksumuistutuksia lähetetä.

Tutustu Visma Financial maksuvalvonta -esitykseen.

Kysy lisää#

Lisätietoa Visman palvelusta uusille asiakkaille:

Tuomas Luhtala, +358 50 5984100, tuomas.luhtala@visma.com

Asiakaspalvelu seuralle#

Laskutus-, perintä- ja huomautuspalvelu (Arkisin klo 8-16):

Usein kysyttyä#

Visman tilitykset#

Visman tilittämät rahat näkyvät vain yhtenä maksuna pankkitilillä. Kuinka näen, minkä laskujen maksuista tilitys koostuu?

Visma Financial Solutions niputtaa useamman laskun maksut yhdeksi tilitykseksi seuralle, joka näkyy seuran pankkitilillä.Jäsenien yksittäiset maksusuoritukset raportoidaan myClubiin ohjelmallisesti ja ne kohdistuvat automaattisesti oikeille laskuille.

Halutessasi voit tarkistaa saapuneet maksut suodattamalla maksutavalla Maksuvalvonta Laskutus > Maksut > Käsittely -sivulla. Jos pankille tulleen tilityksen rakennetta halutaan tarkastella lähemmin, voi Visma Financial Solutionsilta pyytää tunnukset toimeksiantajapalveluun, jossa tilityksen erittely näkyy.

Tilinumero ja vastaanottaja#

Olen kahdessa seurassa ja molemmissa sama tilinumero, maksan verkkopankissa yhden seuran laskua, mutta vastaanottaja onkin toinen seura?

Tapauksissa, joissa harrastajalla on laskuja useissa maksuvalvontaa käyttävissä seuroissa, laskujen tilinumero voi olla sama Visma Financial Solutionsin tilinumero.

Tällöin harrastaja on saattanut tallentaa verkkopankkiin tilinumerolle muistiin toisen seuran nimen, jolloin toisen seuran laskua maksaessa verkkopankki saattaa näyttää tallennetun, väärän seuran nimen. Maksu kuitenkin kohdistuu oikealle seuralle, kun maksaja käyttää oikeaa viitenumeroa.

Käytöstä poistettu pankkitili#

Miksi käytöstä poistettu pankkitili näkyy Visma Financial Solutionsin toimeksiantajapalvelussa?

myClub ilmoittaa kaikki seuran pankkitilit Vismalle, koska jo kerran käytöstä poistettu tili voidaan ottaa uudestaan käyttöön, tai tili voidaan poistaa käytöstä sen jälkeen, kun sille on jo julkaistu laskuja. Näin varmistetaan, että rahat ohjautuvat aina seuralle.

Liikamaksut#

Harrastaja kertoi maksaneensa laskun vahingossa kaksi kertaa. Miksi liikamaksu ei näy myClubissa?

Visma Financial Solutions hoitaa liikamaksujen käsittelyn velallisen kanssa. Maksu voidaan Visman toimesta joko palauttaa jäsenen tilille käsittelykulua vastaan tai kohdistaa toiselle avoimelle laskulle. Seuran ei tarvitse käsitellä maksua lainkaan.

Luottotappio merkintä#

Merkitsin laskun luottotappioksi, miksi Visma Financial Solutions jatkaa perintää?

Luottotappio-merkintä tarkoittaa, että seura ei enää usko saavansa rahoja velalliselta.

Visma Financial Solutions voi kuitenkin oman harkintansa mukaan jatkaa perintää näissä tapauksissa. Jos laskun käsittely halutaan päättää, esimerkiksi laskun ollessa aiheeton, tulee laskulle tehdä hyvityslasku. Hyvitettyä laskua ei peritä.

Jos merkitsit laskun vahingossa luottotappioksi, olethan yhteydessä Visma Financial Solutionsin asiakaspalveluun (yhteystiedot artikkelin lopussa) ja pyydät heitä estämään perintätoimet laskun osalta.

Maksuaika#

Sovin velallisen kanssa lisämaksuajasta, kuinka menettelen?

Jos laskun eräpäivästä on kulunut korkeintaan 13 päivää, voit antaa laskulle lisää maksuaikaa myClubissa.

Valitse kyseisen laskun kohdalta rivi- tai massatoiminto Lisää maksuaikaa, jolla voit antaa laskulle 1-180 päivää lisää maksuaikaa. Visma Financial Solutions lähettää ensimmäisen maksumuistutuksen 14 päivää eräpäivän jälkeen, jonka jälkeen maksuaikaa ei enää voi antaa lisää.

Perinnän lopettaminen#

En halua, että Visma Financial Solutions jatkaa laskun perintätoimia. Miten toimin?

Voit tehdä laskulle hyvityslaskun. Hyvitettyä laskua ei peritä ja Visma Financial Solutions lopettaa perintätoimet.

Huomaa

Jos lasku on jo edennyt maksumuistutusvaiheeseen, Visma perii seuralta hinnastonsa mukaisen maksun keskeytyneestä perintätoimesta (kirjoitushetkellä 5€). Voit myös aina ottaa yhteyttä Visman asiakaspalveluun ja tiedustella mahdollisista kustannuksista. Asiakaspalvelun yhteystiedot

Tietosuoja#

Miten Saatavien hallinta -palvelu tulisi huomioida tietosuojaselosteessamme?

Voitte lisätä tietosujaselosteeseenne kohtaan 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle seuraavan informaation.

Lisäys tietosujaselosteeseenne

Rekisteröityä koskevia laskutukseen liittyviä tietoja luovutetaan Visma Financial Solution Oy:lle seuran maksuvalvonnan suorittamista varten. Lisätietoja Visma Groupin noudattamasta tietosuojakäytännöistä voit saada osoitteesta https://www.visma.fi/yksityisyydensuoja/etusivu/

E-laskun tilaus#

Miksi saan e-laskua tilatessani vastaanottajan nimeksi muun kuin oman urheiluseurani nimen (Esim Punavuoren Apteekki vaikka seuran nimi on Tapiolan honka?

Valitettavasti välillä pankit nimeävät Visma Financial Solutionin käyttämän asiakasvaratilin eri laskuttajien mukaisesti.

Visma Financial Solutions on tietoinen pankin järjestelmäviasta ja on laittanut pankille pyynnön että pankkitilien nimeämistä ei enää tehtäisi virheellisesti. Harhauttavasta nimestä huolimatta E-laskutilaukset onnistuvat normaalisti.