Asetukset

myClub-integraatio

Jotta Vuorosuunnittelun käyttö on tehokasta ja vuorot saadaan siirtymään myClubiin oikein ja oikeassa muodossa, tulee myClub-integraation asetukset säätää kuntoon. Vuoroista muodostuu myClub-tapahtumia. Muokkaa myClub-integraation asetukset Vuorosuunnittelun puolella kohdasta Asetukset > myClub.

Vuorojen oletusarvot

Oletusarvoilla tarkoitetaan tietoja, jotka tulevat myClub-tapahtumaan, kun vuoro siirretään myClubin puolelle. Oletusarvoja voi aina muokata vuorokohtaisesti.

Klikkaa Muokkaa muuttaaksesi vuoron oletusarvoja:

  • Nimi
    Määritä yleispätevä nimi, joka annetaan Vuoroille ja tapahtumille myClubissa.

  • Ilmoittautuminen
    Määritä, miten tapahtumaan voi ilmoittautua.

  • Tapahtuman näkyvyys
    Määritä, kenelle tapahtuma näkyy.

  • Tapahtuman aloitus ennen vuoroa (min)
    Määritä, kuinka monta minuuttia ennen vuoron alkua myClub-tapahtuma alkaa.

  • Tapahtuman lopetus vuoron jälkeen (min)
    Määritä, kuinka monta minuuttia vuoron jälkeen myClub-tapahtuma päättyy.

Laskutus

Vuorosuunnittelulla luodaan vuorolaskuluonnokset myClubiin laskutusta varten. Vuorosuunnittelun asetuksissa määritellään myClubin laskutuksessa tarvittavat tiedot.

  1. Klikkaa Hae myClubista, jolloin tarvittavat pankkitilitiedot, laskutuskategoriat ja käytettävät ALV-prosentit ovat valittavissa.

  2. Klikkaa Muokkaa muuttaaksesi Laskutusoletusarvoja:

    • Pankkitili
      Määritä pankkitili, johon vuoromaksut maksetaan.

    • Laskutusryhmä
      Määritä, mihin myClubin ryhmään vuorolaskut tallennetaan.

    • Laskutuskategoria
      Määritä, mikä laskutuskategoria vuorolaskuriville merkitään.

    • Oletushinta
      Määritä, mikä on vuorojen oletushinta.

    • ALV-prosentti
      Määritä, mitä ALV-prosenttia vuorolaskurivillä käytetään.

Vinkki

Ryhmäkohtaisia laskutusoletusarvoja voidaan muuttaa myClubissa Asetukset > Ryhmät sivulla.

Tapahtumapaikat

Tapahtumapaikat ovat myClubissa seuralle luotuja tapahtumapaikkoja. Voit siirtää halutut tapahtumapaikat Vuorosuunnitteluun, jolloin voit luoda vuorot suoraan oikeilla ja myClubin kanssa yhtenevillä tapahtumapaikoilla:

  1. Mene sivulle Asetukset > myClub > Tapahtumapaikat.
  2. Hae tapahtumapaikkoja myClubista klikkaamalla Hae myClubista, jolloin näet kaikki valittavissa olevat tapahtumapaikat.
  3. Valitse Vuorosuunnitteluun tuotavat tapahtumapaikat ja Tallenna.

Voit jakaa tapahtumapaikan pienempiin osiin (lohkoihin). Jos esimerkiksi kentällä on useampi osa, joita voivat hyödyntää useat tai yksi ryhmä samanaikaisesti, voit jakaa tapahtumapaikan lohkoihin:

  1. Klikkaa Tapahtumapaikan nimeä listalla.
  2. Kirjoita tyhjään kenttään lohkon nimi.
  3. Lisää halutessasi useita lohkoja klikkaamalla Lisää lohko ja Tallenna.

Vuoroa tehdessä voit valita varattavat lohkot. Varattujen lohkojen tiedot välittyvät myös myClub-tapahtumaan sekä vuorolaskutukseen.

Vinkki

Lohkoja voi poistaa, mikäli lohkolle ei ole luotu yhtään varausta. Voit myös järjestellä lohkot klikkaamalle hiiren oikealla painikkeella tai kolmipistevalikosta tapahtumapaikan rivillä ja klikkaamalla Järjestele lohkot.

Tapahtumatyypit

Tapahtumatyypit ovat myClubissa seuralle luotuja tapahtumatyyppejä. Voit siirtää halutut tapahtumapaikat Vuorosuunnitteluun, jolloin voit luoda vuorot suoraan oikeilla ja myClubin kanssa yhtenevillä tapahtumatyypeillä.

  1. Mene sivulle Asetukset > myClub > Tapahtumatyypit.
  2. Hae tapahtumatyypit myClubista klikkaamalla Hae myClubista, jolloin näet kaikki valittavissa olevat tapahtumatyypit.
  3. Valitse haluamasi tapahtumatyypit ja Tallenna.

Voit muokata tapahtumatyypin oletusarvoja klikkaamalla tapahtumatyypin nimeä.

Ryhmät

Ryhmät ovat myClubissa seuralle luotuja ryhmiä. Voit siirtää halutut ryhmät Vuorosuunnitteluun, jolloin voit luoda vuorot suoraan oikeilla ja myClubin kanssa yhtenevillä ryhmillä.

  1. Mene sivulle Asetukset > myClub > Ryhmät.
  2. Hae Ryhmät myClubista klikkaamalla Hae myClubista, jolloin näet kaikki valittavissa olevat ryhmät.
  3. Valitse haluamasi Ryhmät ja Tallenna.

Voit muokata ryhmää klikkaamalla ryhmän nimeä, ohjaajien lukumäärää ja laskutustietoja. Muokattavia arvoja ovat:

  • Ryhmän väri (näkyy vuorokalenterissa)
  • Ohjaajat (valittavissa vuoron luomisen yhteydessä)
  • Laskutus
    • Ryhmän yhteyshenkilö (vuoroviestintä ja laskujen vastaanottaja)
    • Laskutuskategoria (vuoroslaskurivin laskutuskategoria)
    • Tuntihinta (ryhmän vuoron oletustuntihinta)
    • ALV.% (käytettävä ALV.% vuorolaskurivillä)

Ohjaajat

Ohjaajat koostuvat kaikista seuran henkilöistä, joille on annettu toimihenkilöoikeudet (rooli) vähintään yhteen ryhmään myClubissa. Toimihenkilöiden käyttöoikeuksia voi muokata myClubissa sivulta Asetukset > Roolit. Lue lisää rooleista.

Voit muokata ohjaajaa klikkaamalla ohjaajan nimeä tai ryhmien lukumäärää.

Valitse ryhmät joihin haluat / et halua, että ohjaaja kuuluu. Tällöin ohjaaja on / ei ole valittavissa vuorolle, kun kyseinen ryhmä on valittu.

Vuorot

Sivulla Asetukset > Vuorot pääset muokkaamaan seurasi vuorojen asetuksia. Voit valita viikko- ja päivänäkymien vuoroissa näytettävät kentät ja niiden järjestyksen klikkaamalla Muokkaa. Lisäksi voit valita mikä on varattavissa olevan vuoron väri ja näytetäänkö vuoron värinä ryhmälle vai tapahtumatyypille määritettyä väriä.

Omat tiedot

Klikkaamalla oikean yläkulman profiilikuvaa pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan omia tietojasi.

Ilmoitusasetukset

Voit tilata ilmoituksia sähköpostiisi, jolloin saat heti tiedon vuoroista, joissa on jotain huomioitavaa:

  • Luovutetuista vuoroista: kun olet vapauttanut vuoron varatuksi, ja joku varaa sen itselleen, saat tästä ilmoituksen sähköpostiisi.
  • Vahvistamattomista vuoroista: kun Vuorosuunnittelija osoittaa ryhmällesi vuoron, joka odottaa vahvistustasi, saat tästä ilmoituksen sähköpostiisi.
  • Varattavaksi vapautuneista vuoroista: kun joku vapauttaa vuoron varattavaksi, saat tästä ilmoituksen sähköpostiisi.

Automaattinen tietojen poisto

Järjestelmä siivoaa automaattisesti yli kaksi vuotta vanhat Vuorot ja Varattavat ajat. Lisäksi Käyttäjät ja Yhteyshenkilöt, jotka eivät ole olleet aktiivisina kahteen vuoteen, poistetaan.