Poikkeustapaukset laskuissa - Miten toimia?

A) Lasku on aiheeton

Olet tehnyt asiakkaalle laskun, mutta hän ilmoittaa että lasku on aiheeton ja olet samaa mieltä asiakkaan kanssa. Tällöin teet hyvityslaskun asiakkalle, jolloin lasku mitätöityy.

  1. Mene 'Laskutus > Laskut' -sivulle ja etsi aiheeton lasku esimerkiksi viitenumerolla
  2. Valitse 'ruksilla' aiheeton lasku
  3. Klikkaa 'Valitse toiminto > Luo hyvityslasku'
  4. Valitse haluatko lähettää hyvityslaskun vastaanottajalle kohdasta 'Lähetä vastaanottajille' ja klikkaa 'Vahvista'-painiketta
  5. Hyvityslasku on nyt tehty
Hyvityslaskujen teko on mahdollista kun seuralla on käytössä Kirjanpito-lisäpalvelu

B) Lasku on aiheellinen, mutta asiakas ei maksa

I) Siirrä lasku perintään

Mikäli seuralla on Saatavien hallinta -lisäpalvelu käytössä, niin laskujen maksumuistutukset ja perintätoimet hoidetaan automaattisesti seuran puolesta

II) Laskua ei saada perittyä

  1. Mene 'Laskutus > Laskut' -sivulle ja etsi luottotappioksi merkittävä lasku
  2. Valitse 'ruksilla' lasku jota ei saada perittyä
  3. Klikkaa 'Valitse toiminto > Sulje/Poista'
  4. Klikkaa vahvistus näkymästä 'Vahvista'-painiketta
  5. Lasku on merkitty luottotappioksi

C) Laskulle on maksettu liikaa

Kun harrastaja on maksanut erehdyksessä liikaa laskulle, voit rahastonhoitajana toimia seuraavasti

  1. Mene 'Laskutus > Laskut'-välilehdelle ja valitse 'juuriryhmä' aktiiviseksi
  2. Etsi lasku: syötä hakukenttään laskun numero, viitenumero tai henkilön nimi, lisää suodattimeen 'Laskun tila' > 'Maksettu liikaa' ja aseta aikaväli kattamaan laskun kirjaus- tai eräpäivä.
  3. Klikkaa laskun rivitoimintoa ja valitse 'Maksusuoritukset', lisää palautettava rahamäärä negatiivisena (maksupäiväselitenegatiivinen rahamäärä) ja paina 'Tallenna'-painiketta
  4. Palauta seuran pankkitililtä palautettava osuus harrastajalle. (voit myös siirtää ylimääräisen osuuden käsin toiselle avoimelle laskulle)

Mikäli seuralla on Saatavien hallinta -lisäpalvelu käytössä, niin liikamaksut palautetaan automaattisesti Saatavien hallinta -palvelussa seuran puolesta.


D) Lasku on virheellinen ja asiakas on maksanut osan laskusta

Esimerkkitapaus: Olet tehnyt asiakkaalle täysimääräisen kausilaskun 100€, mutta unohtanut antaa asiakkaalle kuuluvan 20€ perhealennuksen. Asiakas on maksanut laskulle oikean 80€ summan. Miten korjaat laskun?

  • A) Tee hyvityslasku virheelliselle laskulle
  • B) Luo uusi lasku asiakkaalle oikealla summalla ja merkitse lasku käsin maksetuksi

A) Tee hyvityslasku

  1. Mene 'Laskutus > Laskut' -sivulle ja etsi virheellinen lasku
  2. Valitse 'ruksilla' aiheeton lasku
  3. Klikkaa 'Valitse toiminto > Luo hyvityslasku'
  4. Valitse 'Lähetä vastaanottajille' ja klikkaa 'Vahvista'-painiketta
  5. Hyvityslasku on nyt tehty ja lähetetty asiakkaalle

B) Uusi korjattu lasku

  1. Mene 'Laskutus > Laskut' (valitse haluttu ryhmä aktiiviseksi)
  2. Klikkaa '+Uusi lasku' ja lisää oikean laskun tiedot alennuksineen ja klikkaa 'Tallenna'
  3. Valitse 'ruksilla' luonnostilassa oleva lasku
  4. Klikkaa 'Valitse toiminto > Julkaise',  poista valinta 'Lähetä vastaanottajille' ja klikkaa 'Vahvista'-painiketta
  5. Lasku on nyt julkaistu, mutta ei lähetetty asiakkalle
  6. Klikkaa laskun rivitoimintoa ja valitse 'Maksusuoritukset', lisää maksettu 80€ summa (maksupäiväseliterahamäärä) ja paina 'Tallenna'-painiketta
  7. Lasku on nyt merkitty maksetuksi oikein. 
  8. Valitse maksettu lasku 'ruksilla' ja klikkaa 'Valitse toiminto > Toimita' -linkkiä.  Maksettu lasku on nyt toimitettu asiakkaalle.
Hyvityslaskujen teko on mahdollista kun seuralla on käytössä Kirjanpito-lisäpalvelu

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä